OPTIMERING AF REKRUTTERINGsprocessen MED MERE END 25 procent

Processen med at rekruttere nye medarbejdere var et tilbagevendende problem i en afdeling hos en virksomhed i servicebranchen. To gange årligt var afdelingen lagt ned grundet mængden af ansøgninger, henvendelser, interviews og selve udvælgelsen. Dette betød øget risiko for stress hos medarbejdere samt risiko for at medarbejdere ville søge nye udfordringer andetsteds.
Årsagen skulle findes i en periode med reducering i ressourcer, som betød, at afdelingen ikke havde ressourcerne til at løse rekrutteringssprocessen mere effektivt.
 
Virksomhedens målsætning
Kundens mål var at få optimeret rekrutteringssprocessen, så den kunne håndteres med det samme antal medarbejdere samt at have en proces, der var skalerbar året rundt.
 
Først stop var Lean – næste stop blev Six Sigma
Ved hjælp af Lean værktøjer blev de eksisterende arbejdsgange i afdelingen i første omgang beskrevet. Med udgangspunkt i disse blev nye og forbedrede arbejdsgange defineret. Foruden at kigge på den samlede proces og effektivisere ved hjælp fra Lean værktøjer, blev det ligeledes besluttet at reducere det samlede antal telefonopkald til afdelingen. Da årsagerne til de mange opkald ikke umiddelbart var kendte, måtte virksomheden lave en manuel dataindsamling og til dette formål blev Six Sigma inddraget i processen. Ved hjælp af dataanalyser blev årsagerne til det stigende antal opkald fundet.
 
Lean Six Sigma virker også i administrative processer.
Resultaterne var til at føle på: Gennemløbstiden, som er den tid, der samlet går fra at en ansøger indsender sin ansøgning, til sagen er færdigbehandlet, blev reduceret med ca. 75%. Ligeledes blev procestiden, som er den tid, medarbejdere arbejder med ansøgningen, reduceret med ca. 25%.
Ligeledes blev årsagerne til de stigende antal telefonhenvendelser fundet og fejlene rettet, hvilket reducerede opkald til afdelingen med godt og vel 25%. Det viste sig, at hele 17% af opkaldende var ikke-værdiskabende. Det var derimod telefonopkald, som ikke vedrørte afdelingen og som afdelingen brugte tid på at viderestille.
I mange interne og eksterne systemer stod der simpelthen forkerte telefonnumre. Så en del af løsningen var at få rettet disse.
Derudover oplevede medarbejderne, at den nye proces havde et langt bedre flow end tidligere. I stedet for at køre rekrutteringsprocessen to gange årligt, hvor muligheden for at ansøge var tidsbegrænset, er det nu udvidet, så medarbejdere kan ansøge det meste af året. Det betyder, at de førhen stressede perioder ikke længere opstår.
Ligeledes blev ønsket om, at det samme antal medarbejdere skulle kunne håndtere rekrutteringssprocessen , indfriet. Dette har medført øget medarbejdertilfredshed hos de ansatte i afdelingen.
 
Således fik virksomheden deres målsætning om at effektivisere rekrutteringssprocessen af nye medarbejdere opfyldt ved at anvende Lean og Six Sigma. Denne case illustrerer således tydeligt, at Six Sigma anvendes i administrative processer med succes.

 

Storm Management A/S • Den Gamle Købmandsgaard • Kongevejen 415 • DK-2840 Holte • + 45 7020 7141 • info@storm-management.dk